La Fondation La rue des Femmes recherche un(e) gestionnaire d’événement pour co-organiser sa soirée-bénéfice 2019

Depuis 9 ans, la Fondation La rue des Femmes organise avec succès sa soirée-bénéfice annuelle, le Gala de la santé relationnelle, afin de lever des fonds pour ses participantes mais aussi pour souligner son appréciation envers ses partenaires et donateurs. En 2018, le Gala a réuni plus de 400 convives, 5 commanditaires et a généré près de 200 000 $ de revenus. En octobre 2019 et à l’occasion de son 25e anniversaire, la Fondation souhaite créer un événement marquant, pour 450 à 500 convives, avec un objectif financier de 250 000 $!

En tant que partenaire, le ou la gestionnaire d’événements devra donc supporter la Fondation dans tous les aspects relatifs à l’organisation, incluant la planification de l’événement, la gestion du budget et l’orchestration de la soirée pour assurer une expérience mémorable pour nos convives.

RENSEIGNEMENTS POUR LES SOUMISSIONNAIRES

Nous encourageons les soumissionnaires à proposer les services qu’ils jugent essentiels au succès d’un tel partenariat.
Date limite de soumission : 28 décembre.

Les services recherchés

Conception de l’événement

  • Conseils dans la conception de l’événement, en offrant des suggestions pour le thème, format, endroit, décors, nourriture et divertissements.
  • Conseils créatifs dans l’atteinte des objectifs de l’évènement

Planification de l’événement

  • Support à la recherche de la salle et la négociation du contrat.
  • Responsable du développement d’un plan d’action, suivis et compte-rendu des progrès de l’équipe de travail.
  • Développement du scénario et de l’aspect technique du programme.
  • Collecte et diffusion de l’évaluation post-mortem.

Gestion du budget et des fournisseurs

  • Support au développement et suivi du budget
  • Conseils au niveau du choix des fournisseurs
  • Supervision des contrats

Orchestration de l’évènement

  • Responsabilité de la production et tous les aspects logistiques et techniques de l’évènement pendant et durant l’événement.
  • Gestion de l’événement sur site.

Ce service sera réalisé en collaboration avec l’équipe de gestion d’événement de la Fondation qui s’occupera spécialement de :

  • La vente des billets et des commandites ainsi que le suivi des revenus.
  • La production du programme.
  • La gestion des bénévoles avant et durant la soirée.

LE MANDAT

Le mandat du gestionnaire d’événement prendra fin un mois après la tenue de l’évènement bénéfice 2019, une fois qu’une date a été confirmée avec La rue des Femmes. Il est prévu qu’une entente quant à l’organisation  de l’événement bénéfice 2019 prendra effet en Janvier 2019 et se terminera 30 jours après la date de l’événement.

LE BUDGET

L’organisation choisie travaillera étroitement avec l’équipe interne de gestion d’événements. Conséquemment, le budget alloué pour un fournisseur est entre 4000$ et 7000$, dépendant des services inclus dans l’offre.

RÉFÉRENCES

La Fondation de La rue des Femmes souhaite effectuer une vérification des références avec au moins 2 clients précédents de l’organisation choisie.   

DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

Toutes les soumissions ainsi que toute demande de renseignements concernant les services du contrat prévu ou les détails administratifs de la soumission doivent être adressées à :

Madame Nicole Pelletier
Directrice des services administratifs et de soutien
(514) 284-9665, poste 243
[email protected]
La rue des Femmes
1050, rue Jeanne-Mance
Montréal (QC), H2Z 1L7